Szállítólevél: kötelező tartalom, szabályok, megőrzés – teljes útmutató

A szállítólevél az áru átadását és átvételét igazoló bizonylat: azt rögzíti, ki, kinek, mikor, miből mennyit adott át. Ebben az útmutatóban a szállítólevél kötelező tartalmát, a példányokat, a javítás és a megőrzés szabályait vesszük sorra, pékségi és húsüzemi példákkal.

Hajnali négy óra, a pékség rakodójánál áll a furgon. Negyven láda kenyér, kifli és zsemle megy tizenöt boltba. Mindegyik bolthoz tartozik egy papír, amit a boltvezető aláír. Ez a papír a szállítólevél — és ha rosszul van kitöltve, vagy elveszik, abból hónap végén vita lesz.

Ebben az útmutatóban összeszedtük, amit a szállítólevélről tudni érdemes: mire való, mit kell tartalmaznia, hány példányban készül, és meddig kell megőrizni.

Mi a szállítólevél, és mire való?

A szállítólevél az áru átadását és átvételét igazoló bizonylat. Azt rögzíti, hogy ki, kinek, mikor, miből mennyit adott át. Három dologra használod:

• Átvétel igazolása: a vevő aláírása bizonyítja, hogy az árut megkapta.
• Számlázás alapja: a számla a szállítólevélen szereplő, ténylegesen átvett mennyiségről készül.
• Készlet és nyomon követés: ebből látszik, mi ment ki a raktárból, és hova került.

A szállítólevél nem számla, és nem is helyettesíti azt. A kettő közti különbségről a szállítólevéltől a számlázásig című cikkünkben írtunk bővebben.

Mikor kell szállítólevél?

Olyan jogszabály nincs, amely minden áruátadáshoz szállítólevelet írna elő. A gyakorlatban mégis akkor van rá szükséged, ha az áru átadása és a számla kiállítása időben elválik egymástól. Tipikusan ilyen helyzetek:

• Naponta szállítasz ugyanannak a partnernek, de hetente vagy havonta számlázol (gyűjtőszámla).
• A sofőr viszi ki az árut, a számlát az iroda állítja ki később.
• A vevő kevesebbet vesz át, mint amennyit rendelt, és ezt rögzíteni kell.
• Élelmiszert szállítasz, és igazolnod kell, melyik tétel hova került.

Egy pékségnél vagy húsüzemnél mind a négy eset mindennapos. Ezért itt a szállítólevél a napi működés része, még ha a törvény nem is nevezi meg külön.

A szállítólevél kötelező tartalmi elemei

A szállítólevél számviteli bizonylat, ezért a számviteli törvény bizonylatokra vonatkozó általános előírásai érvényesek rá. Ezek alapján a szállítólevélen szerepeljen:

• a bizonylat megnevezése és sorszáma („Szállítólevél", folyamatos sorszámmal),
• a kiállító neve, címe (és jellemzően az adószáma),
• a vevő (átvevő) neve, címe, eltérő szállítási cím esetén az is,
• a kiállítás és a teljesítés dátuma,
• az áru megnevezése, mennyisége, mennyiségi egysége,
• a kiállító és az átvevő aláírása, az átvevő olvasható nevével.

Ár nem kötelező rajta. Sok cég szándékosan ár nélküli szállítólevelet használ, mert az árat nem a sofőrnek és nem a bolti eladónak kell látnia.

Élelmiszernél érdemes a tételazonosítót (LOT- vagy sarzsszámot) is feltüntetni. Húsnál és más állati eredetű élelmiszernél a nyomonkövetési szabályok miatt ez gyakorlatilag elvárás: egy visszahívásnál percek alatt tudnod kell, melyik tétel melyik partnerhez került.

Hány példányban készül?

A papír szállítólevél általában két- vagy hárompéldányos: egy a vevőé, egy a kiállítóé, a harmadik pedig a tömbben marad vagy a könyvelésre megy. Fuvarozó bevonásakor negyedik példány is készülhet.

Szigorú számadású nyomtatvány a szállítólevél?

A jogszabály név szerint nem sorolja a szigorú számadású bizonylatok közé, mint a számlát vagy a nyugtát. A számviteli törvény szerint viszont szigorú számadás alá kell vonni minden olyan nyomtatványt, amelynek illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat. A szállítólevél ilyen, ezért a legtöbb cég szigorú számadásúként kezeli: sorszámozott tömböt használ, és nyilvántartja, melyik tömb kinél van.

Meddig kell megőrizni?

A könyvelést alátámasztó bizonylatokat a számviteli törvény szerint legalább 8 évig kell olvasható formában megőrizni. A szállítólevél a számla alapbizonylata, ezért rá is ez vonatkozik.

Papíron ez évente több doboznyi tömb. Egy pékség, amely naponta 30 boltba szállít, egy év alatt közel 8000 szállítólevelet termel — nyolc év alatt több mint hatvanezret.

Ha a számla kíséri az árut, kell-e külön szállítólevél?

Nem. Ha az áruval együtt a számlát is átadod, és azon minden szerepel, ami az átvétel igazolásához kell, külön szállítólevelet nem kell kiállítanod ugyanazzal a tartalommal. A szállítólevél akkor nélkülözhetetlen, ha az áru mozgását más bizonylat nem igazolja.

Ilyen eset a telephelyek közötti árumozgatás is. Ha a pékség a sütőüzemből a saját mintaboltjába visz árut, nem történik értékesítés, számla nem készül, de a készlet helyet változtat. Ezt szállítólevéllel dokumentálod.

Szállítólevél, fuvarlevél, menetlevél: mi a különbség?

A három bizonylatot gyakran összekeverik, pedig másról szólnak.

• Szállítólevél: az áruról szól. Az eladó és a vevő közötti átadást igazolja.
• Fuvarlevél: a fuvarozásról szól. A megbízó és a fuvarozó közötti szerződést és az áru átvételét igazolja. Nemzetközi közúti fuvarozásnál ez a CMR.
• Menetlevél: a járműről szól. Azt rögzíti, hogy a jármű mikor, hova, ki vezetésével közlekedett.

Ha a saját autóddal, a saját árudat viszed a vevőnek, a szállítólevélre van szükséged. Fuvarlevél akkor kerül képbe, ha külső fuvarozót bízol meg. Egyes, jogszabályban meghatározott termékek közúti szállításánál EKÁER-bejelentés is szükséges lehet, ezt a könyvelőddel érdemes tisztázni.

Javítás a szállítólevélen

Hibát bárki ejthet, a kérdés az, hogyan javítod. A papír szállítólevélen a javítás akkor szabályos, ha:

• az eredeti adat áthúzva, de olvashatóan megmarad,
• a helyes adat mellé kerül,
• szerepel a javítás dátuma és a javító aláírása,
• a javítás minden példányon megtörténik.

A lefestett, kikapart vagy felülírt adat nem javítás. A részletes menetet a szállítólevél kitöltéséről szóló útmutatóban mutatjuk be.

Mi vonatkozik az elektronikus szállítólevélre?

Az elektronikusan kiállított szállítólevél formájára nincs külön előírás: nem kell tömb, nem kell előnyomott sorszám. A tartalmi elvárások ugyanazok, mint papíron, és a megőrzési idő is legalább 8 év. A lényeg, hogy a bizonylat utólag ne legyen észrevétlenül módosítható, és az átvétel igazolható legyen.

Kapcsolódó cikkek a szállítólevélről

• Szállítólevél minta letöltés (Word, Excel, PDF)

Papír helyett digitális szállítólevél

A szállítólevél elektronikusan is kiállítható, és az átvétel a telefon képernyőjén is aláírható. A sofőr a helyszínen rögzíti a ténylegesen átvett mennyiséget, a vevő aláír, az adat pedig azonnal megjelenik az irodában. Nincs olvashatatlan kézírás, nincs elveszett példány, és a nyolcéves megőrzés sem igényel polcot.

Arról, hogy mibe kerül valójában a papír, itt írtunk: Miért bukik el a legtöbb cég a papíralapú szállítólevélnél?

A FuvarPlus digitális szállítólevele 30 napig ingyen kipróbálható, bankkártya nélkül.

👉 Kipróbálom ingyen

A cikk tájékoztató jellegű, nem minősül jogi vagy adótanácsnak. Egyedi kérdésben egyeztess a könyvelőddel.