Szállítólevél kitöltése lépésről lépésre – a gyakori hibákkal

A szállítólevél kitöltése hét lépésből áll: sorszám és dátum, a szállító és a vevő adatai, a tételek megnevezése, a mennyiség és az egység, a göngyöleg, végül az aláírások. Megmutatjuk, mit hova írj, és hogyan javíts szabályosan.

A szállítólevelet a legtöbben rutinból töltik ki, és éppen ezért csúszik bele a legtöbb hiba. Egy lemaradt aláírás vagy egy elírt mennyiség hetekkel később, a számla reklamációjánál derül ki. Nézzük végig, mit hova kell írni.

A szállítólevél kitöltése 7 lépésben

1. Sorszám és dátum. A sorszám folyamatos legyen, kihagyás nélkül. A dátum az áru átadásának napja. Ha a kiállítás és a szállítás napja eltér, mindkettőt írd rá.

2. A szállító adatai. Cégnév, székhely vagy telephely, adószám. Előre nyomtatott tömbnél elég a bélyegző, ha olvasható.

3. A vevő adatai. A pontos cégnév kell, nem a bolt beceneve. A „Sarki ABC" mögött egy cég áll, és a számla majd annak a nevére szól. Ha a szállítási cím más, mint a székhely, azt külön sorba írd.

4. Tételek megnevezése. Úgy nevezd meg az árut, hogy később is egyértelmű legyen. A „pékáru" kevés, a „fehér kenyér 1 kg" jó. Húsnál a pontos megnevezés mellé kerüljön a tétel- vagy sarzsszám is.

5. Mennyiség és mennyiségi egység. Darab, kilogramm, láda, karton — mindig írd ki az egységet. A „12" önmagában nem mond semmit: 12 darab vagy 12 kiló?

6. Göngyöleg. Ha ládában vagy rekeszben szállítasz, írd fel, hányat vittél ki, és hányat hoztál vissza. Ez az egyetlen pont, ahol később bizonyítani tudod, kinél mennyi van.

7. Aláírások. A kiállító és az átvevő is aláírja. Az átvevőnél az aláírás mellé olvasható név is kell, mert egy szignóról fél év múlva senki nem mondja meg, kié volt.

Mit tegyél, ha a vevő kevesebbet vesz át?

Ez a leggyakoribb helyzet. A szállítólevélre 20 kg karaj van írva, a hentes 18 kilót vesz át. A helyes megoldás: az eredeti mennyiséget egy vonallal áthúzod úgy, hogy olvasható maradjon, mellé írod a tényleges mennyiséget, és a javítást az átvevő is szignózza. Minden példányon ugyanazt kell javítani.

Javítófestéket ne használj, és ne írd át a számot. A lefestett vagy átírt bizonylat később nem bizonyít semmit.

Az öt leggyakoribb kitöltési hiba

• Olvashatatlan kézírás. Az irodában találgatják, hogy az a szám 14 vagy 74.
• Hiányzó mennyiségi egység. Darab és kiló között tízszeres különbség is lehet az értékben.
• Név nélküli aláírás. Vita esetén nem derül ki, ki vette át az árut.
• Csak az egyik példányon javított mennyiség. A vevő példánya és a tiéd eltér, és innen a két fél szava áll egymással szemben.
• Kimaradt göngyöleg. A ládák száma hónap végén senkinél nem stimmel.

Üres mintát a letölthető szállítólevél mintáink között találsz, a kötelező elemekről pedig a szállítólevél-útmutatóban olvashatsz.

Kézi szállítólevél kitöltése: három gyakorlati tanács

Golyóstollal, erősen nyomva írj. Az önátírós tömbnél az alsó példányon csak az látszik, amit a felsőn rendesen rányomtál. Ceruzát és filctollat ne használj.

Tegyél alátétet a következő lap alá. Különben az írásod a következő szállítólevél lapjaira is átüt, és az olvashatatlan lesz.

Az üresen maradt sorokat húzd ki. Így a kitöltött és aláírt szállítólevélre utólag senki nem tud tételt írni.

Ki töltse ki, és mikor?

A szállítólevelet az állítja ki, aki az árut kiadja: az iroda, a raktár vagy maga a sofőr. A jó gyakorlat az, hogy a fejléc és a tervezett tételek még indulás előtt rákerülnek, a tényleges mennyiség és az aláírás pedig a helyszínen.

Ha a sofőr útközben, emlékezetből vagy a nap végén tölti ki a szállítóleveleket, a hibák száma megugrik. Húsz megálló után senki nem emlékszik pontosan, hol hány ládát hagyott.

Mérlegelt áru: mi kerül a szállítólevélre?

Húsnál és más, súlyra értékesített árunál a rendelt és a tényleges mennyiség szinte soha nem egyezik. A hentes 20 kiló karajt rendel, a mérleg 19,4-et mutat. A szállítólevélre mindig a mért, tényleges súly kerül, mert a számla erről készül. Ha a darabszám is számít (például 4 láda), mindkettőt írd rá.

Mi történik a szállítólevéllel a kitöltés után?

• Az egyik példány a vevőnél marad.
• Az aláírt példány visszakerül az irodába, lehetőleg még aznap.
• Az iroda ellenőrzi, és ez alapján számláz. A kettő kapcsolatáról itt írtunk: szállítólevél és számla közötti különbség.
• A példányt a számlával együtt legalább 8 évig meg kell őrizni.

Egy valós példán is megnézheted, hogyan néz ki a végeredmény: kitöltött szállítólevél minta.

Kitöltés kézírás nélkül

A fenti hibák nagy része a kézi kitöltésből ered. Digitális szállítólevélnél a partner adatai és a termékek a törzsadatból jönnek, a sofőr csak a mennyiséget módosítja, ha kell. A vevő a telefon képernyőjén ír alá, a név, az időpont és a helyszín pedig automatikusan rögzül.

A FuvarPlus sofőrfelületét úgy terveztük, hogy betanítás nélkül is használható legyen.

👉 Próbáld ki 30 napig ingyen