Szállítólevél javítása és sztornózása: mit tegyél, ha elrontottad?

A szállítólevél javítása akkor szabályos, ha az eredeti adat olvashatóan megmarad, a helyes adat mellé kerül, és a javítást dátummal és aláírással látod el minden példányon. Ha a hiba nagyobb ennél, nem javítasz, hanem sztornózol, és új szállítólevelet állítasz ki. Ebben a cikkben a két utat vesszük végig papíron és programban, pékségi és húsüzemi példákkal.

Hajnal fél öt, a sofőr a harmadik boltnál áll, és a bolti eladó szól: nem 12 láda zsemle jött, hanem 10. A sofőr fogja a tollat, és átírja a 12-est 10-esre. Ezzel a bizonylat már nem hiteles: nem látszik, mi volt az eredeti szám, ki és mikor változtatta meg. Hónap végén a bolt 10-et fizetne, a pékség 12-t számlázna, és a szállítólevél senkinek sem ad igazat.

Mikor javítasz, és mikor sztornózol?

A szállítólevél számviteli bizonylat, ezért a számviteli törvény bizonylati elvei vonatkoznak rá: a rajta lévő adatnak alakilag és tartalmilag hitelesnek kell maradnia. Ebből két szabály következik.

• Javítás: ha egy-két adat téves (mennyiség, dátum, egységár), és a bizonylat egésze helyes. A javítás nyomon követhető kell legyen.
• Sztornó és új bizonylat: ha a hiba a bizonylat lényegét érinti: rossz partner, rossz telephely, felcserélt tételek, vagy annyi a javítás, hogy olvashatatlan lenne. Ilyenkor a rontott lapot érvénytelenítjük, és új sorszámon új szállítólevél készül.

Hüvelykujjszabály: ha egy idegen (a könyvelőd vagy egy ellenőr) nem tudná első ránézésre eldönteni, melyik adat az érvényes, akkor nem javítás kell, hanem új bizonylat.

Papír szállítólevél javítása lépésről lépésre

1. Húzd át a téves adatot egy vonallal, úgy, hogy olvasható maradjon. Nem festhető le, nem kaparható ki, nem írható felül.
2. Írd mellé a helyes adatot.
3. Dátum és aláírás a javítás mellé: ki és mikor javított.
4. Minden példányon ugyanígy. Ha a vevő példánya már a boltban maradt, a sofőrnek vissza kell mennie, vagy a vevő saját példányán ő végzi el ugyanazt a javítást, aláírással.
5. Az átvevő is írja alá a javítást, ha a mennyiséget érinti. A szállítólevél két fél közötti bizonylat: egyoldalú módosítása a másik fél felé nem ér semmit.

Húsüzemnél gyakori eset, hogy a mérlegelt tömeg tér el a tervezettől: 24,0 kg helyett 23,4 kg ment ki. Ez nem hiba, hanem a valóság. Ezért a kézi szállítólevélen eleve a mért mennyiséget írd be, ne a rendeltet, és csak az eltérést jegyezd meg a megjegyzés rovatban.

Mi lesz a rontott szállítólevéllel?

Ha a szállítólevelet szigorú számadású nyomtatványként kezeled, és a legtöbb cég így tesz, a rontott lapot nem tépheted ki és nem dobhatod el. A sorszámnak folytonosnak kell maradnia:

• húzd át a teljes lapot egy átlós vonallal,
• írd rá, hogy „RONTOTT", dátummal és aláírással,
• hagyd a tömbben az összes példányt (ha a vevő példánya már kiment, szerezd vissza, vagy jegyezd fel, hol van),
• a következő sorszámon állítsd ki a helyes szállítólevelet, és hivatkozz rajta a rontott sorszámra.

A tömbök nyilvántartásában (melyik tömb kinél van, mettől meddig) a rontott sorszámot is jelöld. Egy ellenőrzésnél a hiányzó sorszám kérdést szül, a rontottként megjelölt nem.

Javítás a már átvett szállítólevélen

Külön eset, amikor a szállítólevél a kiállításkor helyes volt, csak később derül ki az eltérés: a bolt másnap jelzi, hogy egy láda kenyér hiányzott, vagy visszaküld 30 kifli. Ezt nem a régi szállítólevél javításával rendezed, mert az átvételkor a bolt aláírta a mennyiséget. Ilyenkor:

• az aláírt szállítólevél marad, ahogy van,
• a visszavett árut visszáru szállítólevélen vagy jegyzőkönyvön rögzíted,
• a különbséget a számlában vagy a gyűjtőszámlában rendezed.

Ez azért fontos, mert a szállítólevél az átvétel pillanatát igazolja. Ami utána történik, az egy másik gazdasági esemény, és másik bizonylatot kér.

Szállítólevél javítása programban

Digitális szállítólevélnél a kérdés máshogy vetődik fel. Egy jól megcsinált program a kiállított bizonylatot nem engedi szerkeszteni: ha hiba van benne, sztornózod, és a rendszer új sorszámon készíti el a helyeset. A sztornó és az új bizonylat összekapcsolva marad, a módosítás ideje és a felhasználó neve naplózva van. Ez pont az, amit papíron az áthúzás, a dátum és az aláírás próbál pótolni, csak nem lehet elfelejteni.

A hibák nagy része eleve nem jön létre, ha a sofőr az átadáskor a telefonján rögzíti a ténylegesen átadott mennyiséget, a bolt pedig ezt írja alá. A 12 helyett 10 láda így nem javítás, hanem az átadott mennyiség. A papíron javított szállítólevelek döntő többsége ebből a helyzetből születik.

Gyakori hibák, amiket ne kövess el

• Hibajavító festék, radír, felülírás. A bizonylat ettől hiteltelen lesz.
• Csak a saját példányon javítasz. A vevőnél más mennyiség marad, mint nálad.
• Kitépett rontott lap. Hiányzó sorszám, magyarázkodás az ellenőrzésen.
• Utólagos javítás a vevő tudta nélkül. Az aláírt bizonylat tartalmát egyoldalúan nem változtathatod meg.
• Javítás dátum és aláírás nélkül. Nem derül ki, ki és mikor nyúlt hozzá.

A kitöltés menetét és a tipikus elírásokat a szállítólevél kitöltéséről szóló útmutatóban mutatjuk be, a példányok sorsát pedig a melyik példány kié cikkben.

Javítás helyett: pontos szállítólevél elsőre

A FuvarPlusban a sofőr az átadáskor rögzíti a tényleges mennyiséget darabban vagy kilóban, a bolt a telefonon írja alá, és a szállítólevél PDF-je azonnal elkészül. Ha mégis hiba csúszik be, a bizonylat sztornózható, az új pedig a sztornóhoz kapcsolva készül, naplózva. Nincs áthúzás, nincs visszaút a boltba.

A FuvarPlus 30 napig ingyen kipróbálható, bankkártya nélkül.

👉 Kipróbálom ingyen

A cikk tájékoztató jellegű, nem minősül jogi vagy adótanácsnak. Egyedi kérdésben egyeztess a könyvelőddel.