Szállítólevél szigorú számadású nyomtatvány-e? Papíron és digitálisan

A kérdés, hogy a szállítólevél szigorú számadású nyomtatvány-e, attól függ, hogyan készül. A nyomdai tömböt szigorú számadásúként kell kezelni, a szoftverrel kiállított szállítólevélnél a cég maga dönt. Megmutatjuk, mit jelent ez a gyakorlatban.

Könyvelők és cégvezetők visszatérő kérdése: szigorú számadású nyomtatvány-e a szállítólevél? A rövid válasz: a törvény nem nevesíti, a gyakorlatban mégis érdemes annak tekinteni.

Mit mond a számviteli törvény?

A számviteli törvény szerint szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni:

• a készpénz kezeléséhez kapcsolódó bizonylatokat,
• a számlát, az egyszerűsített adattartalmú számlát és a nyugtát,
• és minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat.

A szállítólevél név szerint nem szerepel a felsorolásban. Az utolsó pont miatt viszont a legtöbb cégnél ide tartozik: egy aláírt szállítólevél alapján áru hagyja el a raktárt, és számla készül. Ha valaki üres tömbhöz jut, azzal vissza lehet élni.

Ki dönti el?

Maga a vállalkozás. Azt, hogy a szállítólevelet szigorú számadásúként kezeled-e, a cég bizonylati rendjében rögzíted. A könyvelők többsége azt javasolja, hogy igen — egy ellenőrzésnél így egyértelmű a helyzet.

Mit jelent a szigorú számadás a gyakorlatban?

• Folyamatos sorszámozás. A szállítólevelek sorszáma kihagyás és ismétlés nélkül követi egymást.
• Nyilvántartás a tömbökről. Fel kell jegyezni, mikor szerezted be a tömböt, mettől meddig tart a sorszámtartománya, kinek adtad ki, és mikor telt be.
• Rontott példány megőrzése. Az elrontott szállítólevelet nem dobod ki: áthúzod, ráírod, hogy „rontott", és minden példányát a tömbben hagyod.
• Megőrzés. A betelt tömböket a többi bizonylattal együtt legalább 8 évig őrzöd.

Ha több sofőröd van, mindegyiknél külön tömb van. A nyilvántartásból bármikor ki kell derülnie, melyik sorszám kinél járt.

És a digitális szállítólevél?

Szoftverrel kiállított szállítólevélnél nincs tömb, amit nyilván kellene tartani. A szigorú számadás lényegét — a hiánytalan elszámoltathatóságot — maga a rendszer biztosítja:

• a sorszámot a program adja ki, automatikusan és folyamatosan,
• egy kiállított szállítólevél nem tüntethető el nyom nélkül,
• minden bizonylatnál látszik, ki állította ki, mikor, és ki vette át.

A digitális aláírás bizonyító erejéről külön cikkben írtunk: Digitális aláírás a fuvarozásban: jogi háttér és gyakorlati előnyök.

A szállítólevél általános szabályait a szállítólevél-útmutató foglalja össze.

Nyomdai tömb vagy szoftveres szállítólevél: nem ugyanaz

A gyakorlatban két eset különül el.

Nyomdában vásárolt szállítólevél-tömb. Az előre sorszámozott, többpéldányos tömböt a szakmai gyakorlat egyértelműen szigorú számadású nyomtatványként kezeli. Fel kell venni a cég szigorú számadású nyomtatványainak nyilvántartásába.

Szoftverrel készített szállítólevél. Ha a szállítólevelet számlázóprogram, készletkezelő vagy más rendszer állítja ki, a megítélés megengedőbb. A cég mérlegelheti, hogy szigorú számadás alá vonja-e. Ha a bizonylattal vissza lehetne élni, érdemes így tenni, és a szállítóleveleket egyedi, következetes azonosítóval ellátni.

Mit tartalmazzon a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása?

A tömbökről vezetett nyilvántartásban a szokásos adatok:

• a nyomtatvány megnevezése,
• a beszerzés kelte,
• a tömb sorszámtartománya (tól–ig),
• a használatbavétel kelte, és hogy ki vette át,
• a betelés, vagyis a felhasználás kelte,
• a selejtezés kelte.

Ha öt sofőröd van, és mindegyiknél két tömb, az tíz sor, amelyet naprakészen kell tartani. A tömb elvesztését jegyzőkönyvezni szokás.

A számlát kísérő szállítólevél

Ha a szállítólevél csak kíséri a számlát — vagyis az áruval együtt a számla is megy, és az átvételt az igazolja —, a szállítólevelet nem szükséges külön szigorú számadás alá vonni. A szigorú számadás ott számít igazán, ahol a szállítólevél az egyetlen bizonylat az áru kiadásáról.

Miért ne félvállról vedd?

Egy pékségnél vagy húsüzemnél az aláírt szállítólevél alapján hagyja el az áru a telephelyet. Ha üres, sorszámozatlan lapok keringenek, senki nem tudja megmondani, hogy a kiment áru mind számlára került-e. A folyamatos sorszám az egyetlen eszköz, amellyel észreveszed, ha egy szállítólevél hiányzik. A szállítólevelek megőrzéséről itt olvashatsz: a szállítólevél megőrzési ideje.

Egy tömbbel kevesebb gond

A FuvarPlusban a szállítólevelek sorszámozása automatikus, a kiállító és az átvevő személye visszakereshető, a bizonylatok pedig évekre visszamenőleg elérhetők.

👉 30 napig ingyen kipróbálhatod

A cikk tájékoztató jellegű, nem minősül jogi vagy adótanácsnak. A bizonylati rend kialakításában a könyvelőd tud segíteni.